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EVENT

PLAN

Ihr Schlüssel zur mühelosen Helferorganisation bei Grossveranstaltungen

Willkommen in einer neuen Ära der Simplizität, Effizienz und Zeitersparnis!

Tauchen Sie ein in die Welt von EVENTPLAN, Ihrer ultimativen Lösung für die mühelose Organisation von Helfereinsätzen bei Grossveranstaltungen.

Personal- Ressourcenplanung

Die Module und Funktionen

Folgende Module und Funktionen sind in den Varianten enthalten.

EVENTPLAN ist nicht nur eine Software, sondern das Ergebnis langjähriger Erfahrung und Fachkompetenz in der Personalplanung durch die Curion Informatik AG.

Vertrauen Sie auf unser Know-how und erleben Sie, wie mühelos und effizient die Planung Ihrer Grossveranstaltungen mit EVENTPLAN wird.

Erfahren Sie mehr bei einer persönlichen Präsentation!
Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Präsentation und entdecken Sie, wie EVENTPLAN Ihre Helferorganisation auf ein neues Level hebt.

Vertrauen Sie auf Erfahrung, Einfachheit, Effizienz und Zeitersparnis – vertrauen Sie auf EVENTPLAN!

ANMELDESEITE FÜR HELFER

Bevor die Anmeldeseite für die Helfer veröffentlicht werden kann, müssen die Texte, die auf der Anmeldeseite erscheinen sollen, erfasst werden.
Der nächste Schritt ist die Bestimmung der erforderlichen Eingabefelder für die Anmeldung zu unserem Event.
Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, kann die Anmeldeseite durch die Integration eines Links über die Webseite des Veranstalters aufgerufen werden.

HELFERANMELDUNG

In der Maske zur “Anmeldung als Helfer” werden sämtliche Angaben zu Adresse, Einsatzmöglichkeiten und Qualifikationen für jede einzelne Person erfasst.
Diese Informationen bilden die Grundlage für die Zuweisung von Helfern zu noch ausstehenden Aufgaben. Nach der Zuweisung einer Person zu einer bestimmten Arbeit in der Helferplanung ist der Einsatz unter dem Abschnitt “Geplanter Einsatz” ersichtlich.
Die Anwesenheit für den geplanten Einsatz kann bestätigt werden, sobald sich der Helfer am Einsatztag in der Helferzentrale meldet.

ERFASSUNG ARBEITEN

Damit eine effektive Planung durchgeführt werden kann, ist es zunächst erforderlich, dass die einzelnen OK-Bereiche angeben, an welchen Stellen sie Unterstützung durch Helfer benötigen.
Diese Angaben sollten detaillierte Informationen zu den Tätigkeiten, den Zeitplänen, den Schichten, den Einsatzorten, den Treffpunkten und der benötigten Anzahl von Helfern umfassen.
Nur durch präzise und umfassende Informationen können die Ressourcen optimal verteilt und die Einsätze effizient koordiniert werden, um den reibungslosen Ablauf der geplanten Aktivitäten sicherzustellen. Diese spezifischen Angaben werden in der Arbeitsmaske erfasst.

HELFER-PLANUNG

Wenn ausreichend Helfer verfügbar sind, können sie im Modul “Helferplanung” den entsprechenden Arbeiten zugewiesen werden.
Im “Helferplanungs-Modul” sind die erfassten Personen sowie die benötigten Aufgaben übersichtlich dargestellt.
Durch die Anwendeung von spezifischer Filter, wie beispielsweise Qualifikationen oder Datum, werden die Personen aufgeführt, welche für bestimmte Aufgaben in Betracht kommen. Diese Filteroptionen sind auch im Abschnitt “Arbeitseinteilung” verfügbar.

Listen / Berichte / Auswertungen

  • Personalliste mit Adresse, möglichen Einsatzzeiten, Geplanter Einsatz
  • Excel-Export Personalliste mit Adresse, möglichen Einsatzzeiten, Geplanter Einsatz
  • Personaleinsatz Planung
  • Personaleinsatz Planung (noch nicht komplett)
  • Arbeitsrapport
  • Personaleinsatz Abschluss (Total Stunden pro Helfer)
  • Personaleinsatz Abschluss Verein (Total Stunden)
  • Personalaufgebot
  • Personalbedarf Zusammenfassung pro OK-Bereich
  • Abrechnung Personaleinsatz Verein
  • Dankesbrief an Helfer

Administrations- und Wettbewerbsplanung

Die Module und Funktionen

Folgende Module und Funktionen sind in den Varianten enthalten.

Organisation OK

  • Anmeldung
  • Vereinsangaben
  • Teilnahme
  • Anreise
  • Vorträge
  • Vortragsdaten
  • Erstellung Festkarten
  • Verpflegung
  • Pendenzenübersicht
  • Anmeldebestätigung
  • Serienmailing

Wettberweb

  • Zuteilung der Jurymitglieder
  • Erstellung der Bewertungsblätter
  • Erfassung der Resultate
  • Erstellung der Diplome mit Punktzahl

Unterkunftsplanung

  • Planungstool für Hotel und Massenunterkünfte
  • Unterkunftsliste
  • Hotelliste

Wettspiel- Zeitplanung

  • Planungskarten generieren
  • Mehrfachmitgliedschaft
  • Vortragskontrolle
  • Zeitpläne für jeden Verein erstellen
  • Spielpläne für jedes Lokal erstellen
  • Automatische Zuteilung der Einspiellokale
  • Kontrolle Überschneidungen
  • Ausgabe für Festführer

Fakturierung

  • Rechnungserstellung
  • Verrechnung Akonto nach Anzahl Teilnehmern
  • Zahlungseingänge
  • Mahnwesen
  • Schlussrechnung

Listen / Berichte / Auswertungen

  • Adressen Vereine
  • Adressetiketten
  • Anmeldebestätigung
  • Anmeldung Total nach Vereinsnamen
  • Anmeldung nach Zusammensetzung / Stärkeklasse
  • Definitive Anmeldung
  • Anreise Vereine
  • Liste Instrumentendepot benötigt
  • Anzahl Festführer
  • Festkarten
  • Zusammenstellung Verpflegung
  • Tischkarte
  • Zeitplan Vereine und Lokale
  • Mehrfachmitgliedschaften
  • Planungskarten
  • Bewertungsblätter
  • Ranglisten
  • Diplome

Know-How / Festerfahrung

An den verschiedensten Grossanlässen durften wir unsere Festerfahrung wie auch unsere Administrations-und Eventplanungs-Software “EVENTPLAN” einsetzen.

Für die EURO 2020 (2021) konnten wir die Personalplanungssoftware “CoPLAN” entwickeln.

Mit der Software wurde das gesamte Personal (Voll- und Teilzeitstellen für die
11 verschiedenen Austragungsorte geplant und deren Kosten mit
8 unterschiedlichen Währungen berechnet.

Durch die Planungsmöglichkeiten in der Software wurde das Management und das HR bei der
Entscheidungsfindung (Einstellungstermine, Rekrutierungskosten, Abgaben etc.) unterstützt.

Mehr erfahren

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